AISN PTK Travel Grants Regulations

1. Definicja

1.1 Dofinansowanie wyjazdu zagranicznego, zwane dalej delegacją PTK, ma na celu umożliwienie czynnego uczestnictwa w kongresie międzynarodowym osobie, będącej pierwszym autorem pracy przyjętej do przedstawienia w formie ustnej lub plakatowej na jednym ze zjazdów ujętych na tzw. głównej liście grantowej PTK lub kongresie wytypowanym przez Asocjację Interwencji Sercowo-Naczyniowych PTK. Przyznane fundusze stanowią zwrot kosztów delegacji służbowej i muszą być rozliczone w oparciu o szczegółowo przedstawione zasady.

2. Warunki przyznania dofinansowania

2.1. Liczba grantów wyjazdowych Asocjacji Interwencji Sercowo-Naczyniowych PTK ustalana jest corocznie przez Zarząd Asocjacji w oparciu o aktualne możliwości finansowe i przedstawiana do akceptacji Zarządu Głównego PTK.

2.2. W przypadku, gdy liczba grantów w danym roku wynosi ≤5, to wszystkie granty przeznaczane są na finansowanie zjazdów z Głównej listy grantowej PTK (pkt. 3.1).

2.3. W przypadku, gdy liczba grantów w danym roku wynosi >5, to minimum 5 z nich przeznaczane jest na finansowanie zjazdów z Głównej listy grantowej PTK (pkt. 3.1) a pozostałe na finansowanie zjazdów z Listy grantowej Asocjacji Interwencji Sercowo-Naczyniowych PTK.

2.4. Osoba ubiegająca się o grant w momencie składania wniosku NIE może mieć przekroczonych 35 lat.

2.5. Osoba ubiegająca się o delegację PTK musi być członkiem PTK oraz AISN PTK przez okres nie krótszy niż 1 rok oraz nie zalega z opłaceniem składek rocznych.

2.6. Ośrodek, z którego pochodzi autor znajduje się w Polsce i jest wymieniony w abstrakcie (może być wymieniony razem z ośrodkami zagranicznymi).

2.7. Praca przyjęta do przedstawienia nie była do tej pory prezentowana na żadnym zjeździe ujętym na głównej liście grantów lub liście podanej przez Asocjację.

2.8. Praca przyjęta do przedstawienia musi dotyczyć zagadnień związanych z kardiologią interwencyjną.

2.9. W okresie jednego roku kalendarzowego jeden autor może otrzymać dofinansowanie tylko na 1 wyjazd.

2.10. Ubiegający się o delegację nie zalega z rozliczeniem finansowym przyznanych wcześniej przez PTK i AISN PTK funduszy i grantów wyjazdowych.

3. Główna lista grantowa PTK.

3.1  Główna lista grantowa PTK i Asocjacji Interwencji Sercowo-Naczyniowych PTK obejmuje następujące zjazdy:

Annual Scientific Session of American Heart Association
Annual Scientific Session of American College of Cardiology
Congress of European Society of Cardiology

3.2  W jednym roku kandydat może ubiegać się o sponsorowanie udziału w jednym zjeździe europejskim lub jednym odbywającym się w Stanach Zjednoczonych.

3.3.  Wyjazd na zjazd objęty główną listą grantową finansowany jest z funduszy Asocjacji Interwencji Sercowo-Naczyniowych PTK.

3.4.  Zaliczka przyznawana jest po złożeniu podania do Komisji Grantów PTK i zatwierdzeniu przez Zarząd Asocjacji Interwencji Sercowo-Naczyniowych PTK, a następnie przez Zarząd Główny PTK.

3.5.  Akceptacja Zarządu Asocjacji Interwencji Sercowo-Naczyniowych PTK oznacza uzyskanie 3 pozytywnych głosów Członków Zarządu, w tym Przewodniczącego(ej) Asocjacji.

3.6.  Wysokość zaliczki na poszczególne zjazdy określana jest corocznie przez ZG PTK.

4. Lista grantowa Asocjacji Interwencji Sercowo-Naczyniowych PTK.

4.1.  Lista grantowa Asocjacji Interwencji Sercowo-Naczyniowych obejmuje następujące zjazdy:

• EuroPCR
• TCT
• TVT
• PCR London Valves

4.2.  Wyjazdy na zjazdy objęte listą grantową Asocjacji Interwencji Sercowo-Naczyniowych PTK finansowane są z funduszy zgromadzonych przez Asocjację na własnym koncie lub subkoncie PTK.

4.4.  Zaliczka przyznawana jest wówczas po złożeniu podania do Zarządu Asocjacji Interwencji Sercowo-Naczyniowych PTK i rozliczana jest wg ogólnych zasad podanych wyżej (patrz punkt 2. Warunki przyznania dofinansowania) oraz niżej (patrz punkt 5. Zasady składania podań o przyznanie zaliczki).

4.5.  Skarbnik Asocjacji Interwencji Sercowo-Naczyniowych PTK przekazuje corocznie informacje o liczbie i wysokości przyznanych grantów do Komisji Grantów PTK.

5. Wymagane dokumenty.

5.1.  Celem otrzymania zaliczki należy złożyć podanie do Komisji Grantów PTK (w przypadku zjazdów z Głównej listy grantowej) lub Zarządu Asocjacji (w przypadku zjazdów z listy grantowej Asocjacji), uzupełnione o następujące dokumenty:

• kopia przyjętej pracy
• kopia potwierdzająca przyjęcie pracy do przedstawienia na zjeździe
• aktualne zaświadczenie o członkostwie PTK i AISN PTK
• prośba o finansowanie wyjazdu zagranicznego ze środków Asocjacji Interwencji Sercowo-Naczyniowych PTK.

6. Przyznanie zaliczki przez Komisję Grantów PTK.

6.1.  Przyznanie zaliczki na zjazd z głównej listy grantowej następuje po stwierdzeniu przez Komisję Grantów spełnienia wszystkich wymaganych kryteriów oraz po zaakceptowaniu kandydatury przez Zarząd Asocjacji Interwencji Sercowo-Naczyniowych PTK.

6.2.  Przyznane fundusze (zaliczka na poczet wydatków związanych z wyjazdem służbowym) są przelewane na konto podane przez wnioskodawcę.

7. Przyznanie zaliczki przez Zarząd Asocjacji Interwencji Sercowo-Naczyniowych PTK.

7.1.  Przyznanie zaliczki na zjazd z Listy grantowej Asocjacji następuje po stwierdzeniu przez Zarząd Asocjacji spełnienia wszystkich wymaganych kryteriów.

7.2.  Przyznane fundusze (zaliczka na poczet wydatków związanych z wyjazdem służbowym) są przelewane na konto podane przez wnioskodawcę.

8. Rozliczenie zaliczki, jako zwrotu kosztów delegacji służbowej.

8.1.  Przyznane fundusze rozliczane są na podstawie przedstawionych oryginalnych rachunków związanych bezpośrednio z udziałem w zjeździe. Przedstawienie rachunków na kwotę przewyższającą wielkość przyznanego grantu nie upoważnia do ubiegania się o zwrot dodatkowych kosztów.

8.2.  W rozliczeniu uwzględniane będą:

• koszty podróży (w przypadku przelotu samolotem lub przejazd koleją i autokarem – koszt najtańszego biletu na najkrótszej trasie, w przepadku podróży samochodem – koszty paliwa)
• koszty zakwaterowania, zgodnie z obowiązującym na poszczególne kraje limitem (wg Monitora Polskiego nr 56)
• koszty rejestracji w tych przypadkach, gdy organizatorzy nie zwalniają z opłaty rejestracyjnej pierwszych autorów przyjętych do przedstawienia prac.

8.3.   Rozliczenie zaliczki ma być przesłane do głównej księgowej/księgowego PTK (główna lista grantów) lub do skarbnika Asocjacji Interwencji Sercowo-Naczyniowych PTK (lista grantów Sekcji) w terminie do 1 miesiąca (31 dni) od zakończenia zjazdu.

9. Zobowiązania

9.1. Obowiązkiem osoby, która otrzymała grant wyjazdowy Asocjacji Interwencji Sercowo-Naczyniowych Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego (AISN PTK) jest wysłanie pracy do druku w ciągu 3 miesięcy od jej wygłoszenia. Przyjęcie pracy do druku jest warunkiem ubiegania się o kolejny grant.

9.2. Rezygnacja z grantu po jego przyznaniu (bez udokumentowania przyczyny losowej) będzie oznaczała, że przez okres 2 lat dana osoba nie będzie mogła ubiegać się o grant wyjazdowy AISN.

10. Dane osobowe.

10.1. Poprzez złożenie podania o grant wyjazdowy Asocjacji Interwencji Sercowo-Naczyniowych Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego („Grant”), wnioskodawca potwierdza zaakceptowanie niniejszego regulaminu i zasad dotyczących przetwarzania danych.
10.2. Administratorem danych osobowych wnioskodawców o Grant („Dane”) jest Polskie Towarzystwo Kardiologiczne („PTK”) z siedzibą w Warszawie (kod: 00-193), przy ulicy Stawki 3a lokal 1-2. PTK powołało IOD z którym skontaktować można się pod adresem ptkczlonkowie@gbbsoft.pl
10.3. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 pkt a), b) c) i f) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”). Przy czym za udzielenie zgody jest uznawany fakt przesłania dokumentów zawierających dane osobowe, a wymaganych procedurą opisaną w regulaminie (jako wyraźne działanie potwierdzające).
10.4. Podanie Danych jest warunkiem przyznania Grantu. Odmowa podania Danych uniemożliwia rozpatrzenie wniosku o Grant i przyznanie Grantu.
10.5. Dane mogą być udostępniane podmiotom trzecim świadczącym usługi zewnętrzne na rzecz PTK w zakresie niezbędnym dla realizacji tych usług. Podmiotami trzecimi są w szczególności dostawca usług i systemów informatycznych, operatorzy pocztowi i kurierzy, podmioty świadczące usługi consultingowe, prawne, księgowe i audytowe.
10.6. Dane nie będą przekazywane do państw/organizacji międzynarodowych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Dane nie będą profilowane ani automatyzowane.
10.7. Dane będą przetwarzane wyłącznie w celu rozpoznania wniosku o Grant oraz w przypadku przyznania Grantu – Dane osoby, której Grant został przyznany – w celu rozliczenia Grantu, tj. przez okres przewidziany dla realizacji obowiązków wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych oraz przez okres przedawnienia roszczeń oraz do momentu zakończenia postępowań cywilnych, egzekucyjnych, administracyjnych i karnych wymagających przetwarzania Danych. Po upływie wskazanych okresów Dane zostaną zniszczone.
10.8. Skargę dotyczącą przetwarzania Danych można złożyć do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych. W Rzeczpospolitej Polskiej organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
10.9. Osobie, której Dane dotyczą przysługuje prawo sprostowania Danych, dostępu do Danych, do usunięcia danych, do ograniczenia przetwarzania Danych. Żądanie, o którym mowa winno zostać przesłane na adres IOD PTK.
10.10. Osobie, której Dane dotyczą przysługuje prawo do złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania Danych oraz prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, które nastąpiło przed wycofaniem zgody. Cofnięcie zgody przed rozstrzygnięciem procedury jest jednoznaczne z wycofaniem podania o przyznanie Grantu. Żądania, o których mowa, winny zostać przesłane na adres IOD PTK.